Karin den Oudsten
Professionele begeleiding in het ouderschap

Basis Gespreksvoering: Het geven van feedback (2)


Vraag jezelf bij het lezen van deze blog eerst eens af wat jij verstaat onder 'het geven van feedback'. 

Is dat voor jou hetzelfde als kritiek geven of is er een verschil tussen feedback en kritiek? Wanneer geef je feedback en wat heeft een ander daar aan?

Uit ervaring weet ik inmiddels dat mensen helemaal los kunnen gaan in het geven van eindeloze kritiek. Er zal vast een psychologische ondergrond hebben, maar daarover ga ik het in dit blog niet hebben. 

Voor mij is het juist interessant om jou meer inzicht te geven waarin kritiek en feedback van elkaar verschillen.

Met een uitspraak "Ik ben niet geraakt" (zie mijn vorige blog over het bepalen van een doel) gaat het eigenlijk meer over de persoon die feedback geeft.






Geef jij waardevolle feedback of ga je los met kritiek?


Constructieve feedback is nodig om te groeien en beter te worden in je job.  Een lezer schreef ons:  “Ik ben bang dat ik niet de feedback krijg die ik nodig heb. Ik maak me zorgen zo niet door te groeien naar het volgende niveau in mijn carrière. Mijn manager is een aardig persoon en lijkt tevreden met mijn werk, maar ik hoor zelden bijzonderheden over wat ik beter kan doen. Een paar keer heb ik geprobeerd rechtstreeks te vragen om feedback, maar hij was vrij vaag en zei dat alles goed was. Hoe kan ik echte feedback krijgen van hem die ik in mijn ontwikkeling gebruiken kan?”


Deel van het probleem – misschien het hele probleem – is dat de meeste mensen, zelfs managers, niet goed zijn in het geven van constructieve feedback. Als er een duidelijk probleem is, kunnen ze het aankaarten.  Maar zelfs dan, doen ze dat niet altijd!

Hoewel feedback geven en ontvangen een delicaat proces kan zijn, is er geen twijfel over hoe waardevol feedback is om problemen helder te krijgen en op te lossen.  Door feedback op een constructieve, positieve manier te gebruiken kan feedback doen waarvoor het bedoeld is: het helpen verbeteren en groeien van de medewerkers. Feedback is absoluut een skill om te kunnen samenwerken in de 21e eeuw.

7 tips om constructieve feedback te geven
Creëer een veilige sfeer
Geloof het of niet, van de mensen die constructieve feedback ontvangen, gebruikt slechts zo’n 30% van de mensen het. Als de persoon die de feedback ontvangt zich oncomfortabel en niet veilig voelt, heeft dat een negatief effect op het rendement van de feedback.  Wanneer je niet een soort vriendschapsrelatie met een collega of een werknemer hebt die toestaat vrijwel alles tegen elkaar te zeggen, moet je je best doen een veilige sfeer te bouwen. Wees niet betuttelend. Je feedback zal niet productief zijn als het de ander een slecht gevoel geeft of  hen belachelijk maakt voor collega’s.
Wees positief
Geef minstens zo veel positieve feedback als dat je negatieve feedback geeft. Positieve feedback geeft een goed gevoel en opent de ontvanger voor nieuwe ideeën. Kritiek of negatieve feedback  voelt aanvallend waardoor direct een bedreigings- en defensie reactie wordt ingeschakeld. Je hoeft corrigerende of negatieve feedback niet te vermijden als je feedback geeft. Bouw het in tussen positieve feedback en/of zorg dat je het opvolgt met een voorstel of resultaat. ‘Positieve’ feedback is nooit een verspilling van tijd. Het geeft aan dat je andermans acties waardeert en het geeft ook de gever een positief gevoel!
Wees specifiek
Mensen reageren over het algemeen beter op een specifieke, positieve tip of suggestie. Vermijd uitspraken als,: “Je moet meer spraakzaam in vergaderingen worden.”  Zo’n uitspraak is onduidelijk en kan op een heleboel manieren worden geïnterpreteerd. Zeg iets dat specifiek en positief is en wat zich richt op de gewenste taak, zoals “Je bent oplossingsgericht. Ik wil ten minste één advies van je horen in elke vergadering zodat we samen aan de vooruitgang van het project kunnen werken.”
Geef feedback meteen
De volwassen hersenen leren het beste best door actie. Als je drie maanden wacht om iemand te vertellen dat zijn of haar prestaties gemiddeld zijn, kan hij of zij niet begrijpen welke verandering verwacht word. Ons geheugen is selectief. Zeker op middellange en lange termijn.
Om een constructieve feedback cultuur te bevorderen, kunnen leidinggevenden constructieve feedback inbouwen in vergaderingen en e-mails en gewoon op de werkplek. Positieve feedback kan daarbij niet vaak genoeg gegeven worden!
Als je feedback geeft over iets dat emotioneel geladen is, kun je een dag of twee wachten. Een week is echter te lang.Belangrijke feedback moet je ook belangrijk maken. Het vraagt om de juiste tijd en plaats. Als je wilt dat de ander jouw feedback serieus neemt, moet je het ook serieus brengen. Belangrijke feedback geef je niet in de gang.
Wees streng, niet gemeen
Constructieve feedback geven moet met respect en het nodige invoelingsvermogen gebeuren. Een verkeerde boodschap kan jarenlang blijven hangen. Als iemand een steekje laat vallen op het werk en je wil feedback geven,  is het goed om allereerst naar zijn of haar mening over de situatie te vragen. Luister om te kunnen oordelen, zonder te veroordelen.  Zeg bijvoorbeeld niet hoe dom de actie was (zelfs niet als dit zo was).
Feedback geven doe je niet met een formulier
Wie feedback geeft door het invullen van formulieren heeft de strijd al verloren voordat die begonnen is. Als je formulieren gebruikt als basis voor vergaderingen over prestaties, verander je een gesprek dat een nuttig gesprek had kunnen zijn, in een onhandig en angstig inspectie moment.
De meest waardevolle feedback, is de dagelijkse interactie tussen managers en hun team. Interacties die niet kunnen worden vastgelegd op papier. Nog veel bedrijven doen jaarlijks de beoordelingen. Het effect van zo’n beoordeling van bovenaf is gering. Door feedback op een dagelijks niveau te geven, wordt het duidelijk wat de medewerker kan veranderen en waar hij de hulp van zijn leidinggevende bij nodig heeft. Immers, is het werk van een leidinggevende niet om datgene te geven wat zijn teamlid nodig heeft om diens werk goed te kunnen doen? Open vragen stellen en goed observeren levert meer op dan alleen te vertellen hoe een medewerker zijn werk moet doen.
Beoordelen is niet hetzelfde als feedback geven
Een beoordeling gaat over hoeveel jij waard bent voor een organisatie. Promotie gaat over economie en vaardigheden. Dat hoort in een beoordelingsgesprek thuis. Feedback in een functioneringsgesprek. Promotie en feedback moeten los staan van elkaar.
Feedback is een gesprek over het succes van je mensen. Wat je voor je bedrijf, je team of klanten betekent of kunt betekenen.  Feedback over prestaties is  informeel en collegiaal.  Voortgangsgesprekken binnen teams kunnen wekelijks plaatsvinden. Formele sessies maandelijks, per kwartaal of elk half jaar. Heb gesprekken, geen beoordelingen. En deze gesprekken omvatten nooit discussies over beloningen. Houd dus het beoordelingsgesprek en het functioneringsgesprek gescheiden!
Kort samengevat: houd je feedback positief, concentreer je op specifieke gebeurtenissen en gedrag die je verwachtingen overtreffen, en laat medewerkers weten hoeveel je hun inspanningen waardeert. Je verbetert het moreel en vertrouwen terwijl je een hoger prestatieniveau stimuleert. En je medewerkers zullen je inspanningen waarderen omdat ze zich gehoord voelen in wat ze nodig hebben op hun werkplek.


Lees meer over mijn training motiverende gespreksvoering.

Deze blog is geschreven op 5 juli 2017 door Karin den Oudsten
Als professioneel coach is ze aangesloten bij de NOBCO, de Nederlandse Orde van Beroepscoaches. Ze geeft vanuit ervaringsdeskundigheid trainingen aan kraamverzorgenden, studenten verloskunde op de Hogeschool Rotterdam en aan verpleegkundigen in het Erasmus MC.